Oggi come non mai, le e-mail sono diventate uno strumento di comunicazione e di lavoro fondamentale, chi più contraddirmi se dico che qualunque sia l’utilizzo che viene fatto, la casella di posta elettronica è ormai uno strumento essenziale nella nostra vita digitale quotidiana e oggi scoprirai le migliori applicazioni Gmail.

Sono sempre stato un grande utilizzatore di Gmail (sicuramente il miglior e più utilizzato servizio di posta al mondo) e ammetto anche che uno dei miei primi indirizzi di posta elettronica è stato proprio quello aperto con la grande G.

Da un anno sono passato a Google Apps for Work, un servizio a pagamento di Google rivolto alle aziende o liberi professionisti che intendono gestire il proprio dominio @miodominio.it come se fosse un indirizzo nativo @gmail.com, dove gestisco la mia posta lavorativa.

Praticamente avresti le stesse identiche funzioni di un account normale oltre a quelle del pacchetto apps for work.

Incredibile come gestire la mia posta, il mio calendario ed il mio spazio cloud con Google abbia migliorato a dismisura il mio sistema di lavoro, ecco perchè sono andato alla ricerca di applicazioni che ottimizzassero il mio lavoro.

Quindi oggi ti presenterò delle applicazioni per Gmail davvero fantastiche, che combinate tra loro ti semplificheranno la vita come non avresti mai immaginato.

MixMax dai una marcia in più a Gmail

Mix Max - Migliori Applicazioni Gmail

Mix Max – Migliori Applicazioni Gmail

Inizio dall’ultima estensione che ho aggiunto per ultima al mio Chrome.

Ho trovato questa fantastica app tra i suggerimenti di un blogger e devo dire che ho trovato subito incredibile quanto migliori Gmail.

MixMax è un estensione a pagamento, ma che propone anche una versione gratuita con tutte le funzioni base, che aggiunge al tuo account delle funzionalità, che io personalmente, non immaginavo esistessero.

Compatibile con Gmail e Inbox

Una delle cose grandiose di questa estensione è che possiamo utilizzarlo sia con Gmail sia con Inbox (nuovo servizio di posta di Google).

Non so te, ma io sono ancora fedele a Gmail per praticità e funzionalità dell’usabilità che propone.

Quindi indifferentemente dalle due tipologie tu utilizzi, avrai piena compatibilità con entrambi, a differenza di tante altre applicazioni che non supportano entrambi i servizi.

Scopri chi apre le tue email ma sopratutto quando

Questa funzione ti permetterà di tenere sotto controllo tutte le tue email e potrai scoprire quando e a che ora le tue mail saranno aperte, chi le ha lette (nel caso hai mandato la stessa mail a più persone) e addirittura sapere quando hanno scaricato gli allegati che hai aggiunto.

MixMax - Tracking

MixMax – Tracking – mixmax.com

Potrai anche impostare delle notifiche in tempo reale che farà apparire un popup in altro a destra nel momento in cui le mails inviate saranno lette dal destinatario.

Grandioso non credi?

Grazie anche all’applicazione installabile sul tuo pc o mac, potrai consultare tutte queste informazioni direttamente da lì, inoltre, attraverso uno shortcode che puoi impostare tramite l’app, sarai anche in grado inviare delle mail senza dover accedere necessariamente a Gmail.

Simon dice, MaxMix esegue

Hai mai pensato di poter scrivere un’email in questo momento ma spedirla in una determinata ora senza dover farlo tu direttamente?

Con MaxMix puoi scrivere un’email e tramite la funzione “send email later” posticipare l’invio ad una data ed orario prefissato.

mixmax-pianificazione

MixMax – Pianificazione – mixmax.com

Ad esempio, per quanto mi riguarda, questa funzione potrebbe tornare utile con dei clienti che ho in America, se ho necessità di inviare una mail alle 9 del mattino, so perfettamente che dall’altra parte dell’emisfero il fuso orario è indietro di 5-6 ore (dipende dalla zona), ma potrei comunque scrivere l’email e farla spedire da MaxMix alle 3 del pomeriggio, cosa che sarebbero le 9 del mattino quando arriverà al destinatario.

Magnifico.

Templates a gogo! Carica i dati con un click

Non so che uso tu faccia di Gmail, se per studiare, lavorare o quant’altro ma io lo sfrutto molto per uso lavorativo e quindi spesso mi ritrovo a dover scrivere le stesse mail a diversi clienti.

Ho un file con delle bozze già pronte per situazioni che si ripetono spesso, ma avere questa soluzione già incorporata su Gmail mi permette di ottimizzare ancora di più sia il mio tempo che il mio lavoro.

mixmax-template

MixMax – Templates – mixmax.com

MaxMix ha un sistema di creazione di Template molto utile che si possono richiamare in qualsiasi momento sia utilizzando il pulsante apposito, sia con uno slash (cosa che vedremo in seguito).

Hai anche la possibilità di inserire delle variabili come nome del cliente o nome dell’azienda, che puoi andare a sostituire facilmente ogni qualvolta richiami il template.

Fai di tutto con un semplice /

Una delle particolarità che mette a disposizione MixMax è la possibilità di richiamare delle funzioni semplicemente utilizzando il comando / (slash).

slash-mixmax

MixMax – Slash – mixmax.com

Infatti basta digitare “/” per veder comparire una lista di funzioni speciali da poter inserire, questo ti permetterà di velocizzare il processo di composizione della mail come mai hai fatto prima.

Organizza riunioni come non hai mai fatto prima

mixmax-calendar

MixMax – Calendar – mixmax.com

Se utilizzi molto calendars per organizzare i tuoi impegni, sicuramente ti troverai spesso nella situazione di dover contattare un cliente o un collega per organizzare le tue giornate e spesso questi sono irragiungibili, oppure, sei tu che non hai modo di poterlo contattare perchè sei abbastanza impegnato.

mixmax-calendar-2

MixMax – Calendar – mixmax.com

Con MaxMix puoi inviare delle mail dove potrai inserire un sistema di “richiesta appuntamento” molto avanzato.

Potrai selezionare dei giorni e degli orari cui sei libero e ritieni più adatto per un eventuale incontro e inviarli via mail, il destinatario, potrà scegliere tra quelli da te selezionati e così facendo confermerà l’appuntamento.

Non credo sia chiaro scritto in questo modo ahah! ecco perchè ti invito a visualizzare attentamente la gif che segue.

mixmax-calendar-3

MixMax – Calendar – mixmax.com

Indovina chi? Scoprilo con Rapportive

Che tu abbia un blog o che tu sia un freelance, spesso capita di ricevere email con richiesta di preventivo o di semplici domande a scopo informativo.

Ancor prima di aprire al mail, il cervello da vita ad un processo automatico che involontariamente pone una domanda di cui difficilmente senza approfondire la cosa potrebbe ricevere risposta:

E chi cazzo è questo?

Forse non in questo modo (ma si ammettiamolo), ma comunque è il primo dubbio che sorge.

Rapportive - Migliori Applicazioni Gmail

Rapportive – Migliori Applicazioni Gmail

Nella maggior parte dei casi, chi scrive, spesso non si presenta spiegando in quattro parole chi è e come ti ha trovato.

Ecco perchè Rapportive per Gmail può in qualche modo aiutarti.

Rapportive ti mostrerà le informazioni trovate sul web o sui vari social network, associate all’indirizzo mail dalla quale hai ricevuto il messaggio.

E’ semplice quanto efficace.

Individua ancor prima di aprire le mail quali hanno files allegati e di che tipo

Quando scambio diverse mail con un cliente o una persona, come il mio ex datore di lavoro in arte “big boss”, mi ritrovo a dover ricercare quei messaggi che allegavano un file word o un’immagine.

Quante volte anche a te è capitato di doverle aprire una per una?

Ecco perchè da qualche tempo mi affido a Attachment Icons for Gmail.

Questa estensione aggiunge una colonna in più a quelle già presenti nella home page di gmail, e nel caso in qui una mail presenti qualche allegato di qualunque tipo, questo addon visualizzerà un’iconcina in riferimento al tipo di file presente nel messaggio.

Che sia un file zip, un pdf o un’immagine avrai modo di saperlo in anticipo.

Checker Plus for Gmail

A volte ho necessità di accedere velocemente a Gmail per aprire l’ultima mail arrivata e siccome ho diversi account collegati al mio Google Chrome, non sapendo a quale indirizzo mi è arrivato, mi scoccio nel dover aprire tutte quante le caselle per poter individuare l’email arrivata quando non ero davanti al mio mac.

Ecco perchè spesso mi ritrovo ad utilizzare Checker Plus for Gmail.

Con CPG ho la possibilità, tramite un’iconcina aggiunta nella mia barra degli strumenti su Chrome, di poter accedere velocemente tramite un piccolo riquadro a tutti i miei account in contemporanea.

Ho a la possibilità di effettuare tutte le operazioni di base come, cercare, scrivere una nuova mail, cancellare la posta indesiderata e molto di più!

Compila e firma i file PDF con DocHub

Doc Hub - Migliori Applicazioni Gmail

Doc Hub – Migliori Applicazioni Gmail

Elaboro molti file in pdf che richiedono la: stampa, la compilazione (con tanto di firma), la scansione ed infine l’inoltro via mail.

Con DocHub riesco a fare tutto questo senza bisogno di una stampante, di una penna e di uno scanner, ma direttamente dalla mia finestra su Google Chrome.

Mi basta semplicemente, una volta arrivata la mail con il pdf in allegato, scegliere di aprirlo con Doc Hub e verrà automaticamente caricato nell’app, così facendo avrò modo di compilarlo e aggiungere la mia firma digitale.

Questo mi è utile sopratutto se non sono a casa e quindi non ho possibilità di accedere alla mia stampante multifunzione.

Devo dire che all’inizio ero scettico all’utilizzo di un’estensione che mi permettesse quanto spiegato fino ad ora, ma mi sono ricreduto moltissimo perchè invece di rimandare e poi dimenticarmi di dover stampare file e rispedirli compilati in tutte le sue voci, in questo modo risolvo subito e non ci penso più 😀

Cloud to Cloud Backup, i  tuoi dati al sicuro con Backupify

backupify-datto

Questa è l’unica app premium che propongo ma credo sia essenziale.

Il miei account Gmail insieme a Drive sono pieni zeppi di informazioni importanti che non posso assolutamente perdere e nonostante Google sia una piattaforma tanto stabile quanto sicura, potrebbe sempre accadere che accidentalmente vengano perse.

Ecco perchè io mi affido a Backupify per avere sempre un backup giornaliero di tutti i miei dati.

Questo servizio è incredibilmente potente e permette di avere una copia di tutti i tuoi dati presenti nelle applicazioni di Google.

Il costo non è nemmeno molto alto, infatti la cifra del pacchetto base è di $ 3,00 al mese, $ 36,00/annui.

Approfondirò l’utilizzo di questo servizio nell’articolo che sto preparando riguardo Google Apps for Work.

Al di là di quelle che sono le migliori applicazioni Gmail per l’ottimizzazione del lavoro, questa è di vitale importanza per chi gestisce dati sensibili e importanti nel proprio spazio cloud.

Organizza le cose da fare con ToDoIst

ToDoIst - Migliori Applicazioni Gmail

ToDoIst – Migliori Applicazioni Gmail

Tra le migliaia di applicazioni che ti permettono di organizzare le cose da fare o progetti a cui lavori per non dimenticare nulla, io ho scelto ToDoIst.

Il motivo che mi ha spinto ha fare questa scelta si basa sul fatto che è davvero compatibile con la maggior parte di dispositivi al mondo, incluso Gmail.

L’applicazione è disponibile per le più famose piattaforme e permette anche di consultare la propria lista delle cose da fare anche via Web.

L’intrgrazione di Gmail mi permette di accedere velocemente nell’inserimento delle mie tasks ma sopratutto nel caso in cui devo aggiungere delle voci direttamente dalle mail ricevute, ToDoIst mi semplifica il lavoro cliccando su un semplice bottone che viene aggiunto quando viene installata l’estensione per chrome.

Utilizzo sia l’applicazione per iPhone che per Mac, ma nel caso in cui dovessi accedere da dispostivi di terzi via mail e avessi bisogno, l’integrazione mi torna sempre molto utile infatti considero questa estensione una delle migliori applicazioni Gmail.

Conclusione

Ci siamo!

Come hai potuto vedere non è la solita lista delle 10, 15 o 20 migliori applicazioni Gmail.

Il vero scopo di questo articolo è condividere le soluzioni che aiutano me nel ottimizzare quotidianamente il mio lavoro per potermi organizzare al meglio.

Sicuramente ci saranno centinaia di altri addons che sono degni di nota, ma ti aiutano ad affrontare quotidianamente le tue giornate lavorative?

Se ne hai qualcuna da suggerirmi, citala nei commenti!

Ti ricordo che presto pubblicherò un post su Google Apps for Work, ti consiglio di non perdertelo perchè questo servizio  rappresenta il futuro per della gestione delle caselle postali aziendali.

Elias Ripari

read more

Pin It on Pinterest

Share This